Comenzando el día de hoy, 18 de junio de 2024, la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (“EEOC” por “Equal Employment Opportunity Commission”) pondrá en vigor nuevas regulaciones basadas en de la Ley de Equidad para las Trabajadoras Embarazadas (“PWFA” por “Pregnant Workers Fairness Act”). Teniendo esto en cuenta, los empleadores deben familiarizarse con la regla final de la EEOC y la orientación interpretativa para entender mejor sus obligaciones en virtud de la PWFA y cómo la EEOC va a interpretar y exigir el cumplimiento de esta ley en el futuro.
La Ley de Equidad para las Trabajadoras Embarazadas (“PWFA”), que entró en efecto el 27 de junio de 2023, se promulgó para llenar los vacíos que dejaron la Ley de Discriminación por Embarazo (“PDA” por “Pregnancy Discrimination Act”) y la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (“ADA” por “Americans with Disabilities Act”), ordenando acomodaciones razonables para las empleadas afectadas por el embarazo, el parto o condiciones médicas relacionadas. La PWFA exige específicamente que los empleadores públicos y privados con 15 o más empleados aporten acomodaciones razonables a las empleadas y solicitantes de empleo con “limitaciones conocidas relacionadas con el embarazo, el parto o condiciones médicas relacionadas, a no ser que las acomodaciones causen dificultades excesivamente onerosas a la operación del negocio del empleador”, sin que importe que las acomodaciones se brinden a empleados en situaciones similares.
Una interpretación amplia de las “limitaciones conocidas”
La regla final interpreta que la expresión “conocidas” significa que se han comunicado al empleador, y que “limitaciones” se refiere a condiciones físicas o mentales que surgen directamente del embarazo, parto o condiciones médicas relacionadas y las que están relacionadas con el embarazo, parto o condiciones médicas relacionadas o afectadas por los mismos. En este sentido, las regulaciones aclaran que las “condiciones médicas relacionadas” incluyen no sólo nuevas condiciones físicas y mentales que se originen durante el embarazo, sino también condiciones preexistentes exacerbadas por el embarazo o el parto (por ejemplo, dolor de espalda agravado por el embarazo).
La norma final también contiene una definición amplia del “embarazo” y del “parto” que incluye el embarazo actual, el embarazo anterior, embarazos potenciales o previstos (lo cual puede incluir la infertilidad, el tratamiento para la fertilidad y el uso de anticonceptivos).
Al contrario de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, la PWFA no exige que la condición médica de la empleada limite sustancialmente una actividad importante de la vida o alcance un nivel específico de gravedad. En lugar de ello, la regla final señala que las empleadas con condiciones modestas, menores o episódicas pueden debidamente solicitar una acomodación (por ejemplo, por náuseas matutinas).
Amplio alcance de las condiciones cubiertas
La regla final proporciona una lista no exhaustiva de condiciones que son, o pueden ser, “condiciones médicas relacionadas” y que pueden dar lugar a una solicitud de acomodación de acuerdo con la PWFA, e incluyen: náuseas o vómitos, micción frecuente, diabetes gestacional, preeclampsia, recuperación después del parto, problemas de lactancia, interrupción del embarazo (como aborto espontáneo, muerte fetal o aborto) así como ansiedad, depresión o psicosis durante o después del embarazo. La amplitud de esta lista y la inclusión del aborto han dado lugar a litigios que aducen que la EEOC se ha excedido en su autoridad.
Es importante mencionar que la PWFA también puede aplicarse a condiciones relacionadas con la menstruación y la menopausia, pero la ley no menciona directamente ninguna de las dos.
Las empleadas y las solicitantes pueden “calificar” aunque no realicen funciones esenciales en su trabajo
Al igual que con la ADA, la empleada es una “empleada calificada” de acuerdo con la PWFA si pueden realizar funciones esenciales de su trabajo con o sin acomodaciones razonables. La PWFA en este sentido va más allá al cubrir a empleadas calificadas que no puedan realizar esas funciones esenciales siempre y cuando:
- su incapacidad de realizar esas funciones esenciales sea “temporal”;
- ellas puedan realizar las funciones esenciales “en el futuro cercano”; y
- la incapacidad de realizar tales funciones esenciales se pueda acomodar razonablemente.
La regla final define el término “temporal” como una duración de tiempo limitado, y que se puede extender más allá “del futuro cercano”, lo que, a su vez, generalmente se define como 40 semanas, o sea, la duración del embarazo, a partir del inicio de la suspensión temporal de una función esencial. La regla final señala que los empleadores deberán determinar caso por caso si la empleada puede realizar la(s) funcion(es) esencial(es) “en el futuro cercano” en situaciones que no sean las de un embarazo actual. Como tal, las condiciones preparto y posparto pueden hacer necesario que los empleadores suspendan una función laboral esencial durante más de 40 semanas.
El proceso interactivo y las acomodaciones razonables
Para poder dar seguimiento al “proceso interactivo” de la ADA, la PWFA exige que el empleador y la empleada participen en un proceso interactivo, oportuno y de buena fe para determinar acomodaciones razonables efectivas. Sin embargo, un empleador no puede imponer una acomodación a la que no se haya llegado mediante el proceso interactivo.
La regla final también alienta a los empleadores que respondan prontamente a las solicitudes de acomodaciones debido a la naturaleza temporal del embarazo. Si se hace esto, señala la EEOC: “la mayoría de las solicitudes de acomodaciones basadas en la PWFA se pueden proporcionar rápidamente, y típicamente van a consistir sencillamente en breves conversaciones o intercambios de correo electrónico”.
Los empleadores no pueden procurar documentación para ciertas solicitudes
La EEOC enfatiza que cuando la empleada (o el representante de la empleada) solicite una acomodación razonable, el empleador solo debe solicitar documentación cuando esto sea razonable dependiendo de las circunstancias. La EEOC da los siguientes ejemplos de cuándo no es razonable que un empleador solicite documentación de respaldo:
- cuando la necesidad que la empleada tiene de una acomodación es obvia;
- cuando el empleador ya tiene suficiente información para determinar si la empleada tiene una condición física o mental relacionada con el embarazo, parto o condición médica relacionada o una condición física o mental afectada por estos o derivada de los mismos [o sea, una limitación] y necesita un ajuste o cambio en el trabajo debido a dicha limitación;
- cuando la empleada está embarazada y procura una de las modificaciones enumeradas a continuación (“prácticamente en todos los casos”) y aporta una “autoconfirmación” (o sea, una simple declaración de que la empleada tiene una limitación y que el ajuste o cambio en el trabajo es necesario debido a la limitación);
- cuando la acomodación razonable está relacionada con la necesidad de extraerse leche materna; y
- cuando la acomodación solicitada está disponible a los empleados que soliciten acomodaciones para propósitos no relacionados con la PWFA y no se les exija presentar documentación.
Además, toda información médica que se obtenga se deberá mantener confidencial y aparte del expediente laboral de la empleada.
Modificaciones que no imponen dificultades excesivamente onerosas en “prácticamente todos los casos”
La regla final identificó cuatro acomodaciones razonables que se considerarían razonables cuando las solicite una empleada embarazada en “prácticamente todos los casos”, que incluyen:
- descansos adicionales para ir al baño, según sea necesario;
- tiempo para comer y beber, según sea necesario;
- permitir a la empleada que beba agua o la lleve o mantenga agua cerca de la estación de trabajo, según sea necesario; y
- permitir a la empleada que se siente o se pare, según sea necesario.
Posibles acomodaciones razonables
Las reglas finales brindan ejemplos específicos de posibles acomodaciones razonables basadas en la PWFA, que incluyen descansos frecuentes, poder sentarse/pararse, cambios de horario, trabajo a tiempo parcial, estacionamiento reservado, tareas livianas, modificación del entorno laboral, reestructuración del trabajo, suspensión temporal de una o más funciones esenciales, adquirir o modificar equipos, uniformes o dispositivos, y ajustar o modificar exámenes y políticas.
Expansión de la ley “PUMP” sobre el bombeo o extracción de leche por madres lactantes (“PUMP for Nursing Mothers Act”)
La regla final destaca que la PWFA puede exigir a los empleadores que proporcionen acomodaciones relacionadas con la lactancia y la extracción de leche materna a más de las que puedan exigirse según la Ley de Protección Urgente para Madres Lactantes (o sea, “PUMP” por “Providing Urgent Maternal Protection for Nursing Mothers Act”). Esta Ley “PUMP” por lo general exige a los empleadores que den tiempo razonable de descanso así como un espacio razonable protegido de la vista y libre de intrusiones para que las madres lactantes se puedan extraer la leche. La regla final deja en claro que la PWFA puede exigir acomodaciones adicionales para las madres lactantes, entre ellas garantizar que el área de lactancia esté bien cerca del área habitual de trabajo de la empleada, que tenga electricidad y asientos adecuados, y que esté cerca de un fregadero, agua corriente y un frigorífico para guardar la leche.
Principales ideas a recordar para los empleadores
- Revisen sus políticas actuales de acomodaciones para el embarazo y los procesos actuales para garantizar el cumplimiento de las regulaciones finales de la EEOC. (No utilice los mismos formularios que se utilizan para las solicitudes de acomodaciones de la ADA, ya que el tipo de información que un empleador puede solicitar basado en la ADA difiere de la información que exige la PWFA).
- Capaciten a sus supervisores y gerentes de contratación de nuevos empleados, quienes es probable que reciban solicitudes de acomodaciones relacionadas con el embarazo tanto de parte de solicitantes de empleo como de las empleadas, sobre cómo responder a tales solicitudes.
- Respondan prontamente a las solicitudes que exige la PWFA.
- Consideren el tiempo de licencia no remunerado como último recurso, ya que la PWFA deja en claro que los empleadores solo pueden exigir que la empleada se tome licencia si no hay otras acomodaciones razonables que se puedan proporcionar si no implica dificultades excesivamente onerosas.